AOFAX公安用传真服务器之收文确认功能介绍

低碳环保理念的普及带热了绿色传真的应用,在公安系统各级机构中,AOFAX各种型号的 数码传真 机、 电脑传真 机、 无纸传真机 电子传真 机、 网络传真机 、电脑 传真软件 网络传真 系统、传真群发设备、 传真服务器 等也同样被大量采用。

AOFAX公安用传真服务器之收文确认功能介绍

在公安部门应用的各种新型传真系统中,最能代表其行业特点的是AOFAX公安专用传真服务器了。AOFAX公安传真服务器由国内 电子传真 的领军企业---金恒科技(深圳)有限公司研发生产,它同时支持多条传真线路,支持传真自动发送、传真群发、自动语音导航、树型电话簿、多操作员登录、收文确认、传真自动存档、智能查找等多项强大功能。AOFAX 传真服务器 在媒体和网络上的介绍文章和应用案例已非常多,为节省篇幅,本文将专门介绍AOFAX公安专用服务器的两种收文确认功能及其优缺点分析。

所谓收文确认,是指上级机关(发文单位)给下属部门(收文单位)发送传真后,收文单位要给发文单位回复信息,以确保传真件已经正确接收的过程。

收文确认目前主要有两种方式,一种是传真回执确认,这种方式的确认过程为:
1、 在每份传真报文前增加一个回执页面,标明传真主题和传真的文件流水号;
2、 传真服务器 将传真群发到各收文单位;
3、 收文单位接收人在传真回执页面签字;
4、 收文单位拨通发文单位传真服务器的传真号码,根据传真服务器的语音提示,输入回执上的文件流水号;
5、 收文单位将回执发送到发文单位的传真服务器;
6、 根据接收回执时收到的文件流水号,传真服务器将发出的传真与回执自动配对,同时在发送记录中清晰显示;
7、 超过一定时间没有收到回执的,通过人工方式联系该收文单位。

另一种方式是接收工号确认,每一个收文单位均指定若干接收人,每个接收人分配一个三位数的工号以及三位数的密码,其确认过程如下:
1、 传真服务器自动拨通收文单位的传真号码,发出语音提示"请输入工号",等待收文单位接收人摘机,并输入工号;
2、 验证接收工号后,发出语音提示"请输入密码",等待接收人输入密码;
3、 验证对应密码后,提示"请按开始键接收传真",接收人按开始键后,将传真发出;
4、 传真服务器自动记录传真发送情况,及接收人的工号信息。
5、 超过一定时间没有发送成功的,通过人工方式联系该收文单位。
说到这里读者就会立刻比较出,采用接收工号确认方式,明显好于传真回执确认方式,原因如下:
1、 即时性:接收工号确认方式可以立即知道收文单位是否收到,而传真回执方式存在时延。
2、 安全性:用传真回执方式,发出传真后,可能会因为对方无人值守造成文件丢失,或被不该看的人看到,但接收工号确认方式不会出现这样的情况。
3、 发送速度:发文单位需要将传真回执页面通过传真发出去,收文单位添好后再把传真回执发回来,浪费不必要的时间,影响传真收发速度和线路占线的概率。
4、 工作效率:对收文单位而言,传真回执方式的工作量远大于接收工号确认方式。

因此,从目前各地已经上马AOFAX公安专用传真服务器的情况看,几乎都选用接收工号确认方式,只是执行过程略有差异,比如,部分地方公安厅局为进一步简化程序,采用传真号码-接收工号两级对应的验证方式,而不是上文中提到的传真号码-接收工号-工号密码三级对应的验证方式。

AOFAX公安传真服务器已被公安部直属机关和多地公安厅、公安局、公安分局、110指挥中心、交通管理指挥中心、武警部队等单位所采用,为公安部门提高了效率,节省了人力,取得了良好的社会效益。更多关于AOFAX 数码传真 机和传真服务器的信息请参考 中国傲发网

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