AOFAX传真服务器系统在达飞轮船中国公司的成功应用

物流业即是以最低的成本,通过运输、保管、配送等方式,实现原料、产品及相关信息由商品的产地流通至消费地的行业。随着信息社会的到来,信息化已成为现代物流的一大特点。它要求供应链的各个环节之间增强沟通,共同降低成本提高效率。因此传真作为现代企业沟通的重要方式之一,对物流行业的发展自然有着不可忽视的作用。但是,随着物流业的迅猛发展,其传真量呈爆炸式增长,传统传真机的劣势不断凸现,它不仅不能实现传真的大容量和稳定的收发,而且费用也高的惊人,所以一种更加稳定、高效、经济的传真方式的出现就应运而生。

法国达飞(中国)轮船有限公司是“法国达飞海运集团”-- 世界第三大航运企业、法国最大的集装箱班轮公司CMA CGM GROUP在中国设立的独资企业。作为中国境内主要国际班轮运输经营商之一,达飞轮船在国内共拥有9个分公司、51个办事处,服务网络覆盖中国沿海及内陆地区,经营三条欧洲线、两条美洲线、两条澳洲线。

达飞轮船公司业务十分繁忙,与货代公司之间的传真往来是其必不可少的一种通讯手段,在上海总部及全国各地的分支机构,多则十几台传真机,少则也有好几台传真机,每天有大量的单据、合同、表格、确认单等需要传真,每天进出的传真量多达几千份,由于传真数量大,线路和传真机总是处于繁忙状态,造成了办公用品的大量浪费以及传真线路繁忙、拥挤,经常有许多人同时发送传真而不得不等待在传真机旁,导致效率低下;传真到达后,通常要经过人工分发,内容公开,且不能及时收到客户的传真,不仅造成人力的浪费,而且与客户沟通不及时、延误商机的事也时有发生。

一、达飞轮船公司原有的传真状况:

1、 传真成了唯一的信息孤岛。从达飞上海总部到各地的分公司、办事处,大部分使用手工操作的传真模式,小部分应用了国外的单机 传真软件 ,在纵向和横向上存在多个信息孤岛,管理层无法及时、准确了解各个部门的业务、信息状况,获取真实的经营数据。

2、 传真成本高。发送的传真内容大多为业务信息中产生的电子文档,需要先打印出来再用传真机发送,打印耗材浪费惊人;接收传真时纸张大量浪费,尤其是经常有广告传真,浪费更为严重。

3、 传真管理困难。传真人工管理归档,查找不便,纸张传真保存期短,传真件遗漏也时有发生。

4、 机密性较差。传真接收到传真机上,任何人都可以看到,企业机密得不到保证。

5、 工作效率低。发送传真繁忙,经常需要排队等待;一份传真发给多个客户,需反复发送,费时费力。

6、 管理模式与管理工具不匹配。达飞轮船采用国际先进的管理模式,内部信息化的建设已非常完善,但在传真上无法满足集团对下属单位的监管要求,集团公司没有有效的手段监督和控制各分公司的业务传真,不符合现代集团企业集中式管理的趋势。

基于上述需求,为了满足达飞轮船对业务信息实时性、准确性、真实性的要求,必须要在整个集团内推行集中式管理的传真模式,通过使用集团 电子传真 系统,有效解决公司各层次人员对传真应用的需求,同时提高业务处理的效率,降低运营成本。

二、AOFAX 无纸传真 为达飞轮船提供了完善的传真解决方案:

达飞轮船是个在中国有着几十家分支机构的公司,各分支机构之间已通过VPN建立起了集团网络,全公司的信息化程度非常高,复园科技根据达飞轮船的应用需求,从管理、效率、流程处理等多个方面提出切实可行的方案。

1、实现传真全程无纸化

员工均在自己的电脑桌面上完成传真的发送、接收等操作,即使有几十人同时发送传真,只需在电脑上轻轻一点,服务器自动排队依次发送,再也看不到员工拿着传真文件在传真机边排队发送的现象。接收的传真文件根据每个员工对应的分机号,通过服务器自动分发到电脑桌面。对传真文件的批示、修改也因AOFAX强大的传真编辑功能而运用自如。而以前必须在纸质传真上完成的签字盖章,也因AOFAX严谨的电子签章及使用权限的管理功能,员工可以放心地在电脑上全部完成。传真全程的无纸化进程,已在达飞轮船圆满实现。

2、实现传真全面电子化管理

在达飞的传真服务器上,连接着公司所有的传真线路,所有员工收发的传真文件,在 传真服务器 上都有备份,可以按时间、人员、类别进行归档管理,查询传真从以前的翻箱倒柜到现在的鼠标轻轻一点,传真的管理工作变得非常轻松自由。

3、与达飞轮船业务系统的无缝集成

AOFAX在达飞轮船不是一个独立的系统,它与达飞的业务系统无缝集成,协同工作,在业务系统中可以直接调用AOFAX,从业务系统的地址簿中直接提取传真号码,发送传真时甚至无须每次填写传真号码而直接发送,传真的发送结果在业务数据库中可以查阅,给员工提供了极大的便利。

4、与达飞轮船邮件系统的紧密结合

邮件是如今每个公司使用最为频繁的通讯工具,而邮件若能与传真结合,便将这一应用推到了极致。AOFAX独有的邮件服务器集成方式,可与任何邮件系统集成应用,而且有多种应用邮件传真的方式,达飞的员工无论身处何处,只要登录自己的邮件,便可以收发自己的传真了!

5、组建跨越全国的集团传真网络

达飞遍布在全国各地的分公司、办事处有几十家,基于已经建好的集团网络,AOFAX的集团传真功能将所有的公司 传真服务器 连起来,以上海总部为中央服务器,可以监管各地的分服务器,甚至可以查看各地服务器的传真收发情况。各分部之间的传真往来全部通过网络传输,不产生任何通讯费用。而且长途传真也变成本地传真了,比如,上海总部有一份传真要发到北京一个客户那里,AOFAX传真系统智能判断,将传真文件自动路由通过网络传输到北京的服务器,从北京的服务器通过本地的PSTN电话网发送到客户那里,大大节省了集团的通讯成本。

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