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3G-FAX操作技巧
一、3G-FAX传真自动发往接在分机上的传真机
二、出差在外,如何登录公司3G-FAX服务器
三、如何快速查找传真
四、方便的传真分类管理
五、没有扫描仪,也可制作签章
六、服务器端无人值守,也可方便管理“公共文件夹”传真
七、收到的传真可设置自动(通过打印机)打印
八、个性化录音,提升您的影响力



、3G-FAX传真自动发往接在分机上的传真机
对方传真机接在分机号码上,若是总机有人接听,一般听到3G-FAX发出的自动提示音后,会将来电转界到传真分机;若是总机自动应答,无人工转接,可在收件人处填写总机号码后,加若干个英文状态的逗号(“,”),再填写分机号码。如下图:

具体加几个逗号按拨号至提示拨打分机的时间长短估计,一个逗号代表2秒钟的停顿时间。

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、出差在外,如何登录公司3G-FAX服务器
出差在外,您可登陆3G-FAX服务器收发传真。以华为SmartAX MT800为例的操作如下:
首先在您电脑的浏览器地址栏输入路由器的IP地址(可通过“开始”>“运行”>输入“cmd”>“ipconfig”命令查看“Default Gateway”的地址),例如<http://192.168.1.1>连接建立后,输入路由器的用户名和密码(用户名和密码在用户手册中均有说明)进入后选择左边菜单栏“其他设定”下拉菜单的“NAT”,在NAT中选择允许和“添加”。

规则类型:REDIRECT
协议:TCP
本地地址:安装3G-FAX的电脑的在内网的IP地址
起始目的端口:8800
终止目的端口:8801

设置完地址转换(NAT)后,在客户端登录界面的“3G-FAX服务器信息”中填写3G-FAX服务器所在的局域网路由器公网IP地址或者域名,即可登录。

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、如何快速查找传真
3G-FAX收发的传真可以很方便地在电脑里查找。
点击3G-FAX管理器界面中的“日志查找”按钮,可在弹出的界面(如下图)的文件夹、时间段、发件人、收件人、传真号等信息搜索您需要的传真文件。

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、方便的传真分类管理
除了可以按照组合条件进行“日志查找”外,您还可以对“已接收的传真”进行分类管理,也就是说,可以在“已接收的传真”菜单下建立多级子目录,将已接收的传真按照传真性质、内容、客户来源等划分。例如订单就存放在“订单”目录下,广告就存放在“广告宣传”的目录下,这样可以让您对传真文件一目了然,大大提高了您的工作效率。
以“已接收的传真”栏为例,先右键单击“已接收文件”,在出现的提示框选择“新建用户文件夹”,如下图:

在“新建用户文件夹”栏输入“订单”,点击“确定”,如下图:

这时我们就可以看到在“已接收文件”目录下就多出了一个“订单”子目录,当然,我们也可以针对“订单”来创建它的子目录,例如订单下面可以按地区、客户来划分,那么以后不同的客户发来的传真可以放在相对应的子目录中。

右键单击收到的某份传真,选择“移动记录到用户文件夹”,如下图:

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、没有扫描仪,也可制作签章

将您要使用的图章或签字印在一张白纸上,通过普通传真机发送到3G-FAX,上载到电脑后,打开此图像文件,另存为BMP格式,按实际尺寸选择图章,将其另存为16色或黑白单色bmp(最大位图大小为352*320像素)文件即可添加到图章管理库中。

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、服务器端无人值守,也可方便管理“公共文件夹”传真

如果您的3G-FAX放在机房里,无专人值守,您也可对“公共文件夹”里收到的传真很方便地进行管理,设置方法如下:
在设置菜单中选择“设置公共传真人工分发值班员”子菜单,桌面出现设置窗口。在用户列表中添加一个或多个用户,确定即可。这样,所有新接收到“公共信箱”中的传真,会自动转发到指定的值班员信箱中,并由值班员来处理接收到的传真或在转发出去。

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、收到的传真可设置自动(通过打印机)打印

如果您的部分同事习惯于阅读纸面传真,可在3G-FAX管理器设置单独自动(通过打印机)打印他(她)收到的传真,设置方法如下:
在设置菜单中选择“设置3G-FAX传真自动打印选项”子菜单,桌面出现设置窗口。在打印机名称中选择自动打印时使用的打印机,然后选择自动打印选项。如果允许根据用户自己的选择来实现自动打印功能,则所有用户可以在客户端直接启动或禁止该用户新收到传真是否自动打印;同时管理员也可以直接在用户列表中添加。

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、个性化录音,提升您的影响力

您可通过3G-FAX提供的个性化录音功能,录制欢迎词或提示音。方法如下:
点击Windows“开始”菜单,选择“程序”,在弹出菜单中选择“3G-FAX数码传真机”,然后点击“3G-FAX录音机”,桌面上会弹出录音机窗口,如图所示。

点击“录音”,可以录制欢迎词或提示音;点击“保存为…”可以保存当前录音或者另存已打开的语音文件;点击“更新欢迎词”或“更新提示音”可以更新3G-FAX来电接听后播放给用户或机主的语音提示。
详见《3G-FAX帮助文档》

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